Een goede voorbereiding geeft vertrouwen. Dat kan nooit kwaad. Helemaal niet voor diegenen die presenteren spannend vinden. Zenuwen zijn niet per se verkeerd. Het is een teken dat je de presentatie belangrijk vindt, bijvoorbeeld omdat je goed voor de dag wilt komen. Wat houdt een goede voorbereiding in?

• Bepaal de kernboodschap

De eerste stap in de voorbereiding is het bepalen van je kernboodschap of centrale gedachte. Dat is niet het onderwerp van je verhaal, maar de conclusie. Bedenk overigens dat ‘je scriptie’ nooit het onderwerp hoort te zijn van een presentatie. Je onderzoeksthema is het onderwerp.

Bedenk dat je publiek maar weinig informatie tot zich kan nemen. In een rapport kun je nog eens terugbladeren; bij een presentatie heeft de luisteraar dat niet in eigen hand. Juist daarom is het belangrijk om één boodschap centraal te stellen. Je doel is om het publiek die boodschap in te prenten.

Een kernboodschap is niet langer dan twee zinnen. Je bent pas goed voorbereid als het je lukt om de kernboodschap kort en bondig te formuleren.

Het uitgangspunt voor een presentatie is nooit wat jij allemaal weet over een onderwerp. Het uitgangspunt is dat wat volgens jou interessant is voor je publiek.

•  Nadenken over de doelgroep

Bij een presentatie in het kader van je opleiding ben je bekend met de doelgroep: het zijn je medestudenten. Bij een presentatie voor een externe partij (zoals een gemeente) is dat anders.

In beide gevallen is het verstandig na te denken over je doelgroep. Er zijn twee vragen die je in ieder geval moet stellen over je toehoorders:

• • Wat is hun voorkennis? Dit helpt je om een passend verhaal voor te bereiden. Bij twijfel is een iets te simpel verhaal te verkiezen boven een te moeilijk verhaal.
  • Wat is hun houding ten opzichte van mijn kernboodschap? Bespreek je een controversieel onderwerp, staan ze er positief tegenover of hebben ze er nog nooit eerder over nagedacht? Bij een controversieel onderwerp kun je denken aan ‘zwarte scholen’, ‘de aanleg van ecoducten’ of ‘de toekomst van het Groene Hart’. Verwacht je bepaalde kritische vragen, verwerk het antwoord dan alvast in je presentatie.
•  Bepaal de structuur

Een onheldere structuur doet sterk af aan de kwaliteit van een presentatie. De rode draad moet herkenbaar zijn voor het publiek. Een goede structuur heeft in ieder geval een opening, een kern en een slot.

• • Opening
    • Trek de aandacht van het publiek, pas dan kun je beginnen. Vertel iets opvallends of persoonlijks en probeer aan te sluiten bij de belevingswereld van je toehoorders.
    • Stel jezelf voor. Leg uit waarom juist jij over dit onderwerp vertelt.
    • Geef aan wanneer er tijd is voor vragen: op ieder willekeurig moment, na elk blokje of achteraf?
    • Benoem de kernboodschap en geef aan dat je die gaat toelichten tijdens de presentatie.
    • Vertel kort wat je gaat vertellen, maar ga niet te zeer in detail. Een voorbeeld: “eerst leg ik uit hoe ik het onderzoek heb aangepakt en vervolgens bespreek ik de belangrijkste resultaten”. Of: “om te beginnen licht ik toe wat het probleem inhoudt en daarna komt de oplossing aan bod”.
    • Zorg dat je de opening goed in je hoofd hebt zitten. Een soepele start van je presentatie is wel zo prettig.

• • Kern
    • Geef toelichting op de kernboodschap.
    • Verdeel de toelichting in subonderwerpen die je in logische volgorde afwikkelt.
    • Maak regelmatig duidelijk hoe de informatie die presenteert zich verhoudt tot de kernboodschap. Ofwel, zorg dat de rode draad helder blijft.

• • Afsluiting
    • Kom terug op de kernboodschap.
    • Werp een blik vooruit. Wat kunnen we met deze informatie?
    • Bedenk een goede slotzin, dus niet “dit was mijn presentatie”. Ook door je manier van spreken kun je het publiek laten merken dat je aan het einde bent gekomen, bijvoorbeeld als je langzamer gaat spreken. Probeer dat maar eens uit met de volgende slotzin: “zo zie je maar weer, waar een wil is, is een weg”.

Bij een langere presentatie (langer dan tien minuten) is het verstandig om je verhaal te doen aan de hand van een powerpoint- of prezi-presentatie of een hand-out. Dan houd je gemakkelijker de aandacht van het publiek vast. Een ander pluspunt is dat je je verhaal kunt verlevendigen met beeldmateriaal. Maak daar gebruik van. Wat je laat zien, kan daarentegen ook ten koste gaan van wat je vertelt. Ongeveer de helft van de aandacht gaat naar wat er te zien is (denk aan powerpoint, kleding en houding) (Knispel &BemelmansKnispel, K. & Bemelmans, R. (2010). Presenteren. Amsterdam: Pearson Education Benelux., 2010, p. 41). Wees dus niet verrast als je publiek aandachtig staart naar de powerpoint in plaats van naar jou.

Als je kiest voor powerpoint of prezi, vraag jezelf het volgende af:

• • is de tekst voor iedereen leesbaar? De benodigde lettergrootte hangt af van de grootte van de zaal waarin je presenteert.
  • zijn mijn tabellen of figuren begrijpelijk? Bedenk dat je publiek niet de gelegenheid heeft in alle rust naar de tabel of het figuur te kijken. Vaak is het nodig om tabellen en figuren uit een geschreven stuk te versimpelen. Is dat niet mogelijk, zorg dan dat je publiek een printje bij de hand heeft.
  • is er nog informatie ‘over’ om bij de dia te vertellen? Het is namelijk niet de bedoeling dat alles wat je wilt zeggen of een dia staat. Houd voorbeelden achter de hand.
  • wat doe ik als de computer niet werkt of een filmpje niet snel genoeg laadt? Wees hierop voorbereid.

Enkele tips over het samenstellen van slides:

• Zet de kernboodschap op de één-na-laatste slide en niet: ‘Vragen?’ of iets dergelijks.
• Zet de belangrijkste bronnen (ca. 3) op laatste slide (geformuleerd volgens de richtlijnen). Laat deze zien indien er interesse is.
• Bij een model, theorie of quote plaats je bronvermelding op de slide en in de literatuurlijst op de laatste slide. Het gaat om informatie die een duidelijk aanwijsbare herkomst heeft.
• Via Flickr.com vind je afbeelding waarvan hergebruik zonder bronvermelding toegestaan is. Ze zijn gekenmerkt als ‘Creative Commons’.
• Plaats liever steekwoorden op een slide dan een lap tekst. Immers ben jij als presentator overbodig als alle informatie op de slide staat.

• Maak contact met het publiek

 Je houdt niet zomaar een verhaal; je wilt dat het overkomt. Laat daarom tijdens het presenteren blijken dat je in de gaten hebt dat er een publiek voor je zit. Dat klinkt logisch. Toch zijn er sprekers die presenteren alsof ze tegen een muur praten. Zie een presentatie liever als een gesprek dan als eenrichtingsverkeer.

Gedurende de presentatie stel je vragen aan het publiek. Het publiek laten meedenken is spannender dan wanneer je alles zelf vertelt. Humor doet het ook goed. Hoewel een grapje niet altijd gepast is. Houd opnieuw rekening met je doelgroep. Verder kunnen voorbeelden nooit kwaad. Bij een abstract verhaal dwaal je gemakkelijker af. Ga na wat je boeiender vindt: een algemeen verhaal over schaalvergroting in de landbouw of het voorbeeld van een Amerikaanse boer met bijna een miljoen varkens. Concretiseren is het toverwoord.

• Spreekschema

 Je kunt ervoor kiezen om je verhaal van te voren helemaal uit te schrijven. Daar is niks mee, zolang je de tekst niet voorleest tijdens de presentatie. Het is verstandig om vooraf na te denken over een spreekschema. Je publiek heeft geen tekst met leestekens voor zich liggen, maar is afhankelijk van jouw manier van spreken. Met stiltes, afwisselingen in tempo en nadruk kom je de luisteraar tegemoet. Sommige sprekers zijn erbij gebaat om de eerste zin van een nieuw onderwerp uit te schrijven. Een vlot uitgesproken eerste zin helpt je op weg.

Stiltes laten vallen is spannend. Veel mensen zijn eerder geneigd alles aan elkaar te praten. Doe het toch, ondanks het ongemak. Je geeft het publiek de tijd om na te denken over wat je hebt gezegd. Belangrijke zaken blijven zo beter hangen. Verder is het verstandig om belangrijke informatie te herhalen. Kortom, maak een vertaalslag van een geschreven tekst naar een gesproken verhaal.

• Non-verbale communicatie

Ongemerkt communiceer je met je lichaam. Een goede spreker zet lichaamstaal strategisch in, zodat zijn/haar boodschap nog beter overkomt. Een aantal tips:

• • Maak direct oogcontact. Kijk dus niet over de groep heen. Als je regelmatig de zaal inkijkt, kom je erachter of en hoe je verhaal aankomt. Als je iemand ziet fronsen, heb je wellicht iets aanstootgevends gezegd. Je kunt daar beter even bij stil staan, dan gelijk verder te gaan. Als je je publiek ziet afdwalen, verlevendig je je verhaal met een anekdote.
  • Overdrijf je gezichtsuitdrukking en gebaren. Een beetje acteerwerk houdt de presentatie boeiend. Bedenk dat een grotere zaal om grotere gebaren vraagt. Uiteraard is er ook een grens. Het publiek moet niet onrustig worden van jouw drukke gebaren.
  • Beweeg van links naar rechts en andersom. Een stap richting het publiek, betekent dat je iets belangrijks gaat zeggen. Je kunt dat toepassen bij de conclusie.
  • Verstop je niet achter een katheder of een beeldscherm. Dat wekt argwaan. Het publiek ziet je graag in vol ornaat. Let er ook op dat je niet voor het projectiescherm gaat staan.

• Omgaan met vragen

Vragen uit het publiek zijn een goed teken. Je verhaal heeft dan blijkbaar de interesse van  toehoorders gewekt. Helaas kun je je niet op alle vragen voorbereiden, dus weet je soms niet wat je moet antwoorden. Bedank dan voor de vraag en zeg: “dat is een hele goede vraag; ik ga erover nadenken” of “als u het niet erg vindt, kom ik daar later op terug” (bijvoorbeeld na de pauze, als je het hebt nagezocht). Je kunt ook het publiek vragen om mee te denken. Blijf in alle gevallen beleefd.

Bedenk verder dat je altijd om verduidelijking mag vragen als de vraag onduidelijk is. Je kunt dan vragen: “heb ik goed begrepen dat u …?”. In andere gevallen wordt er überhaupt geen vraag gesteld, maar wil een luisteraar alleen zijn/haar eigen kennis tonen. Vraag dan: “wat zou u willen weten van mij?”. Misschien krijg je alsnog een vraag. In ieder geval heb je de boodschap afgegeven dat dit niet het moment is voor de ander om een monoloog te houden.

• Houd de tijd in de gaten

 Voor elke presentatie staat een bepaalde duur. Houd je daar netjes aan. Bijna altijd staat er na jouw presentatie een volgend onderdeel op het programma. Als je het lastig vindt om zelf te tijd bij te houden op je horloge, op je telefoon (die op stil staat!) of de computer, instrueer een ander dan om je een seintje te geven. Bij een presentatie van tien minuten kun je bijvoorbeeld de bordjes gebruiken met de volgende tekst: ‘nog 5 min, ‘nog 1 min’ en ‘laatste zin’.

Soms moet je als groep presenteren, bijvoorbeeld bij een mondeling verslag van een groepsproject. Een dergelijke presentatie vraagt om extra voorbereiding. Het is namelijk belangrijk om als groep eenheid uit te stralen. Dat is niet het geval als ieder voor zich zijn verhaal doet. Het publiek heeft snel genoeg door of de presentatie gezamenlijk is voorbereid of op het laatste moment is samengesteld uit afzonderlijke praatjes. Een groepspresentatie is tenslotte wat anders dan het verdelen van het verhaal over meerdere personen. Het is een samenspel (zoals tv-presentatoren dat doen). Laat de één de voordelen noemen, de ander de nadelen. Of vul elkaar aan, waar nodig. Dat maakt de presentatie dynamischer. Het publiek zal dit op prijs stellen. Alleen zo pluk je de vruchten van het presenteren in groepsverband.

Knispel en BemelmansKnispel, K. & Bemelmans, R. (2010). Presenteren. Amsterdam: Pearson Education Benelux. (2010, p. 113) noemen enkele aandachtspunten:

• De taakverdeling: wie vertelt wat? Wie klikt dia’s door? Wie beantwoordt in eerste instantie vragen? Wie leidt de discussie? Wie opent de presentatie en wie sluit af? (Dat mag gerust dezelfde persoon zijn.) Is het nodig om iedereen aan het woord te laten?
• De hulpmiddelen: kun je uit de voeten met een powerpoint, prezi of hand-out die door een ander is samengesteld?
• De opstelling van de niet-sprekers: waar gaan ze zitten? Stralen ze interesse uit?
• Een voorstelrondje: de eerste spreker stelt iedereen voor.